Um dos principais efeitos da aprovação das contas é a exoneração de responsabilidade dos administradores pelos atos praticados naquele exercício social, salvo em caso de erro, dolo ou simulação. Esta deliberação inicia a contagem do prazo para a adoção de medidas que tenham por objeto questionar atos praticados pelos administradores no período encerrado.
No que se refere à forma, a depender do tipo societário (sociedade anônima, sociedade limitada, etc.), das disposições legais (Código Civil, Lei das S/A) e das previsões particulares contidas no contrato/estatuto social e em acordos de acionistas, o rito de convocação, instalação e deliberação pode variar.
O que não varia é o prazo em que a aprovação de contas deve ocorrer: dentro dos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social, geralmente concedendo até 30 de abril do ano subsequente para a realização do conclave.
Assim, os primeiros meses do exercício social, período no qual nos encontramos, são usualmente de grande trabalho para as empresas, seus contadores e assessores jurídicos. Eles trabalham no fechamento das contas do exercício anterior e na preparação das formalidades necessárias para regular a aprovação das contas da sociedade pelos sócios.
Embora inexista sanção objetiva para a não realização da aprovação de contas nesse prazo, é de se destacar que sua não observância pode gerar dificuldades futuras, como a aprovação de linhas de crédito e financiamentos, pois as instituições financeiras e agências de fomento usualmente exigem a apresentação das demonstrações financeiras aprovadas para a liberação de recursos ou contratações em geral.
A assembleia geral ordinária/reunião ordinária de sócios é o foro competente para que estes realizem os pedidos de esclarecimentos aos administradores, auditores e conselheiros fiscais, se existentes, a fim de formar seu juízo de convencimento sobre as contas da sociedade relativas ao ano encerrado.
A ata da reunião, após aprovada, deverá ser levada para registro na Junta Comercial competente e, no caso das sociedades anônimas, publicada no Diário Oficial e jornal de grande circulação.
Salientamos que o conteúdo deste informe contém, em linhas gerais, os pontos de maior atenção quanto ao procedimento de aprovação anual de contas. A legislação aplicável, o contrato social e o estatuto social contêm previsões específicas e detalhadas que devem ser observadas para seu regular processamento.
A DMGSA está à disposição para auxiliar na adoção desses procedimentos.
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