A realização anual da assembleia geral ordinária, no caso das sociedades anônimas, e da reunião ordinária de sócios, no caso dos demais tipos jurídicos , para aprovação das contas da sociedade, é obrigação legal de ordem societária, prevista na Lei 6.404/76, no caso das S/A e no Código Civil, para as demais sociedades. A assembleia ou reunião ordinária deve ser realizada nos 04 (quatro) primeiros meses seguintes ao término do exercício social, comumente encerrado em 31 de dezembro de cada ano, portanto até o dia 30 de abril do ano subsequente. Desse modo, os primeiros meses do exercício social, período no qual ora nos encontramos, são usualmente de grande trabalho para as empresas, seus contadores e assessores jurídicos, os quais trabalham no fechamento das contas do exercício anterior e na preparação das formalidades necessárias para a regular aprovação das contas da sociedade por seus sócios ou acionistas. Em que pese não exista sanção legal para a não realização da aprovação de contas nesse prazo, é de se destacar que a não observância desse rito pode gerar dificuldades futuras pela empresa na aprovação de linhas de crédito e financiamentos, pois as instituições financeiras e agências de fomento usualmente exigem a apresentação das demonstrações financeiras aprovadas para a liberação de recursos ou contratações em geral. Além disso, outro efeito de grande importância é que, uma vez aprovadas as contas, os administradores são exonerados de responsabilidade pelos atos praticados naquele exercício social, salvo em caso de erro, dolo ou simulação, iniciando-se, assim, o prazo prescricional para a adoção de medida que tenha por objeto questionar atos praticados pelos administradores naquele exercício. Além da aprovação das contas em si, a assembleia ou reunião é o foro adequado para deliberação quanto à destinação do resultado do exercício findo, obedecendo as previsões do contrato ou estatuto social, bem como para eleição dos administradores e dos membros do conselho fiscal, se for o caso. A fim de que os sócios ou acionistas tenham tempo hábil para análise das contas e definição de seu voto – que poderá ser pela aprovação, desaprovação ou aprovação das contas com ressalvas – as demonstrações financeiras da sociedade deverão ser disponibilizadas com um mês de antecedência da realização da assembleia ou reunião. Na data convocada para o conclave, os acionistas ou sócios poderão fazer perguntas aos administradores, auditores e conselheiros fiscais, a fim de formar seu juízo de convencimento. A ata da reunião, após aprovada, deverá ser levada a registro na Junta Comercial competente, e no caso das sociedades anônimas, publicada no diário oficial e jornal de grande circulação. Salientamos que o conteúdo deste informe contém, em linhas gerais, os pontos de maior atenção quanto ao procedimento de aprovação anual de contas. A legislação aplicável, o contrato social e o estatuto social contêm previsões específicas e detalhadas que devem ser observadas para seu regular processamento. A DMGSA está à disposição para auxiliar na adoção desses procedimentos. [1] O Código Civil estabelece que nas sociedades com mais de 10 sócios devem ser adotados os procedimentos de assembleia de sócios. [1] Se houver auditoria das contas e conselho fiscal instalado, o parecer e relatório, respectivamente, deverão igualmente ser disponibilizados aos acionistas com a mesma antecedência.]]>