Saiba quais cuidados devem ser tomados na realização de assembleias ou reuniões ordinárias, no modelo presencial ou digital
A última semana de abril marca o prazo final para realização das assembleias ou reuniões ordinárias das Sociedades Anônimas e Sociedades Limitadas brasileiras para a aprovação das contas dos seus administradores e a destinação do resultado do exercício social do ano passado. Conforme a Lei das Sociedade por Ações (Lei n. 6.404/76) e o Código Civil Brasileiro (Lei n. 10.406/02), a assembleia ou reunião ordinária é órgão deliberativo essencial à regularidade da gestão das sociedades e deve ser realizada no prazo de até quatro meses contados do encerramento do exercício social anterior.
Para esclarecer os principais pontos sobre a realização das assembleias e reuniões ordinárias, a equipe DMGSA preparou um Q&A rápido e prático para você.
- Quais as matérias que devem ser deliberadas nas Assembleias?
Para as Sociedades Limitadas: tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico; designar administradores e/ou membros do conselho fiscal, quando for o caso; e tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.
Para as Sociedades Anônimas: tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso; e aprovar a correção da expressão monetária do capital social.
2. Sou o único Sócio e Administrador de uma Sociedade Limitada. Estou obrigado a realizar Assembleia de Sócios para aprovar as contas da Administração?
Sim. Ainda que inexista pluralidade de Sócios, a Sociedade está obrigada, pelo artigo 1.020 e 1.078 do Código Civil, a realizar Assembleia de Sócios para decidir sobre as contas e o resultado da Sociedade. Ademais, a aprovação de contas da Sociedade, e devido registro no órgão competente, evidencia a transparência da Sociedade, trazendo maior atratividade para investidores, instituições financeiras e celebração de negócios com outros players
3. Posso realizar a Assembleia em formato digital ou semipresencial?
Sim. Com o advento da Lei n. 14.030/20, a Assembleia no formato 100% digital passou a ser realidade, devendo para tanto serem observadas determinações legais e do Contrato Social, podendo, inclusive, o voto ser declarado a distância, desde que manifestado por meio de boletim de voto a distância disponibilizado pela Sociedade. No caso da utilização do referido boletim, este deverá conter todas as matérias da ordem do dia da Assembleia, orientações sobre o seu envio à Sociedade, indicação de documentos que devem acompanhar o boletim, para confirmação da identidade do Sócio, bem como de eventual representante, caso aplicável, e orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.
Importante destacar que o sistema utilizado para a realização de Assembleia no formato digital ou semipresencial deverá garantir as seguintes exigências: segurança, confiabilidade e transparência da Assembleia; o registro da presença dos Sócios; a preservação do direito de participação a distância do Sócio durante toda a Assembleia; o exercício do direito de voto a distância por parte do Sócio, bem como o seu respectivo registro; a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante a Assembleia; a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos Sócios; a gravação integral da Assembleia, que ficará arquivada na sede da Sociedade; e a participação de Administradores, pessoas autorizadas a participar da Assembleia e pessoas cuja participação seja obrigatória.
4. Quais as formalidades que devem ser cumpridas em caso de Assembleia digital ou semipresencial?
A Assembleia de Sócios que for realizada no formato digital ou semipresencial, além das formalidades decorrentes do Contrato Social e legislação em vigor, deve cumprir os seguintes requisitos disciplinados pela Instrução normativa DREI n. 81:
(i) os documentos e informações a serem disponibilizados previamente à realização da Assembleia semipresencial ou digital devem não apenas observar os mecanismos de divulgação já previstos em lei, como também ser disponibilizados por meio digital seguro;
(ii) o instrumento de convocação deve informar, em destaque, que a Assembleia será semipresencial ou digital, conforme o caso, detalhando como os Sócios podem participar e votar a distância;
(iii) as informações de que trata o item anterior poderão ser divulgadas no anúncio de convocação de forma resumida, com indicação de endereço eletrônico na rede mundial de computadores onde as informações completas devem estar disponíveis de forma segura;
(iv) a Sociedade deve adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos os Sócios participem e votem a distância na Assembleia semipresencial ou digital;
(v) o anúncio de convocação deve listar os documentos exigidos para que os Sócios, bem como seus eventuais representantes legais, sejam admitidos à Assembleia semipresencial ou digital;
(vi) a Sociedade pode solicitar o envio prévio dos documentos mencionados no anúncio de convocação, devendo ser admitido o protocolo por meio eletrônico; e
(vii) os Sócios podem participar da Assembleia semipresencial ou digital desde que apresente os documentos até trinta minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos, ainda que tenha deixado de enviá-los previamente.
5. As Sociedades Limitadas devem obrigatoriamente realizar publicação das DMF’s?
Ainda que o artigo 3º da Lei n. 11.638/07 regulamente sobre a aplicabilidade da Lei das Sociedades por Ações às Sociedades Limitadas de grande porte (Sociedade Limitada com ativo total superior a R$ 240.000.000,00 ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00), em relação à escrituração e elaboração de demonstrações financeiras de Sociedades Limitadas de grande porte, o preâmbulo da referida lei destaca que este também estende às Sociedades Limitadas de grande porte as disposições relativas à divulgação de demonstrações financeiras aplicáveis às Sociedades por Ações.
Nesse contexto, verificamos que algumas Juntas Comerciais exigem das Sociedades Limitadas de grande porte a publicação das DMF’s. Alguns exemplos dessa exigência são a Deliberação n. 02/2015 da JUCESP, a Instrução de Serviço JUCEMG n. IS/03/2010 e os Enunciados JUCERJA n. 39 e 49.
Assim como as Sociedades Anônimas, as Sociedades Limitadas devem disponibilizar as DMF’s aos Sócios não Administradores com um prazo mínimo de 30 (trinta) dias de antecedência da realização da Assembleia de sócios, conforme disciplina o art. 1.078, §1º do Código Civil.
6. Quais os veículos para publicação das DMF’s?
As publicações deverão ser realizadas em jornal de grande circulação, editado na localidade em que esteja situada a sede da Sociedade, de forma resumida e com divulgação simultânea da íntegra dos documentos na página do mesmo jornal na internet, que deverá providenciar certificação digital da autenticidade dos documentos mantidos na página própria emitida por autoridade certificadora credenciada no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), conforme disciplina o art. 289 da Lei das Sociedades por Ações.
No caso de Sociedades Anônimas de Capital Fechado que possuam receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00, a publicação poderá ocorrer de forma eletrônica (as publicações eletrônicas devem contar com certificação digital da autenticidade dos documentos por meio de autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil), por meio do sistema “Central de Balanços” do governo federal e no site da Sociedade, conforme art. 294, III da Lei das Sociedades por Ações e Portaria ME n. 12.071/2021.
7. Quais as sanções pela não realização das Assembleias ordinárias no prazo?
Inexistem sanções diretas ao descumprimento do prazo estabelecido em lei. Porém, a não realização da Assembleia ordinária, ou realização tardia, pode impactar no desenvolvimento dos negócios da Sociedade, como dificuldade na relação comercial com instituições financeiras, em recebimento de investimentos e na participação em licitações privadas e/ou públicas, além de possíveis riscos de responsabilização da Administração da Sociedade, por prejuízos que possam ser causados à Sociedade, em decorrência deste atraso.
A DMGSA – Domingues Sociedades de Advogados conta com time especializado que está à sua disposição para lhe auxiliar no que for necessário acerca do tema. Entre em contato por e-mail e esclareça demais dúvidas tema: societário@dmgsa.com.br